Ý tưởng sáng tạo 5S trong văn phòng làm việc tại các cơ quan, đơn vị
Đề xuất giải pháp giảm ùn tắc giao thông ở Hà Nội | |
Bảo vệ môi trường và làm cho xã hội "Xanh - Sạch - Đẹp" | |
Phát triển kinh tế gắn với xây dựng người Hà Nội thanh lịch, văn minh |
1. Xuất phát áp dụng ý tưởng 5S trong văn phòng làm việc tại các cơ quan, đơn vị
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Nó xuất phát từ quan điểm nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn. Đồng thời tạo điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả cao hơn.
Ảnh minh họa |
Có nguồn gốc từ Nhật Bản, cho đến nay, nguyên tắc 5S đã được áp dụng thành công ở nhiều công ty trên thế giới và trong nhiều lĩnh vực khác nhau nhằm phát huy hiệu quả công việc. Thậm chí, quy trình 5S này đã được rất nhiều công ty, ngân hàng tại Việt Nam áp dụng vào thực tế công việc hàng ngày của nhân viên.
* 5S là gì?
- 5S là phương pháp quản lý công việc ra đời từ Nhật Bản. Nguyên tắc này được ứng dụng làm cơ sở cho các hệ thống quản lý chất lượng. Theo nghĩa gốc trong tiếng Nhật, 5S có nghĩa là: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).
2. Quy trình triển khai 5S trong văn phòng làm việc tại các cơ quan, đơn vị:
* Áp dụng 5S trong công việc văn phòng như thế nào?
Thứ tự 5S: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng chính là quy trình để áp dụng 5S trong công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng:
(1) Sàng lọc: Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại
Trước tiên chúng ta cần tổng vệ sinh khu vực làm việc của mình, sau đó xác định và phân loại các dụng cụ, đồ dùng theo tần suất sử dụng, mức độ thường xuyên sử dụng, mức độ cần thiết và mức độ liên quan đến công việc của chúng. Bạn có thể liệt kê ra giấy tất cả rồi sau đấy mới phân loại, sàng lọc. Nguyên tắc đơn giản là “Đừng giữ những gì mà chúng ta không cần đến!”.
(2) Sắp xếp: Bố trí lại các khu vực
Sau khi sàng lọc và phân loại, thì đến giai đoạn này, mọi thứ cần được xếp đặt vào đúng chỗ của nó. Dựa trên tần suất sử dụng chúng ta sẽ đưa ra phương án về vị trí sắp xếp hợp lý nhất. Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với vị trí làm việc, những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc.
Một ý tưởng hay để làm mới các khu vực là việc dùng màu sắc để phân biệt chúng với nhau như khu vực ăn uống, khu vực nghỉ ngơi, nơi làm việc, lối đi lại có thể được sơn những màu sắc khác nhau để mọi thứ ở đúng khu vực của nó. Bên cạnh đó, các vật dụng trong lúc khẩn cấp như bình chữa cháy, thiết bị an toàn, lối thoát hiểm… cũng cần được làm nổi bật lên.
(3) Sạch sẽ: Giữ vệ sinh và kiểm tra
Lên kế hoạch cho việc kiểm tra, vệ sinh thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ. Sự sạch sẽ là một điều kiện cơ bản cho chất lượng công việc, vì vậy, một khi khu vực làm việc đã sạch sẽ, nó cần được duy trì.
(4) Săn sóc: Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp
Việc vệ sinh sạch sẽ cần xác định được tiêu chuẩn, làm cho chúng trở nên trực quan, dễ nhận, viết đối với nhân viên. Chẳng hạn như thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí được quy định, hình thành các chỉ số cũng như cách nhận biết khi các tiêu chuẩn bị vượt qua, thiết lập phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn, xác định các vị trí,….
(5) Sẵn sàng: Hình thành thói quen và thực hành
Đây là bước khá khó khăn bởi các nhân viên thường không tuân thủ các quy định. Để làm được chữ S thứ 5 này, chúng ta cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động hàng ngày. Phải tiến hành đào tạo và tự đào tạo các quy trình làm việc cho nhân viên.
* Các bước áp dụng 5S vào cơ quan, đơn vị:
Bước1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng.
Bước 2: Phát động chương trình.
Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh.
Bước 4: Bắt đầu bằng "Sàng lọc".
Bước 5: Thực hiện "Sàng lọc", "Sắp xếp" và "Sạch sẽ" hàng ngày.
Bước 6: Đánh giá định kỳ.
3, Kết quả có thể đạt được nếu thực hiện 5S thường xuyên, liên tục
Mục đích chính của 5S là loại bỏ các lãng phí trong công việc, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.
* Lợi ích của 5S:
1. Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
2. Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến.
3. Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.
4. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
5. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
6. Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.
7. Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
* Ý nghĩa của việc thực hiện 5S:
1. Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên.
2. Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc.
3. Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở.
4. Nâng cao chất lượng cuộc sống.
5. Nâng cao năng suất lao động.
Có thể bạn quan tâm
Nên xem
Hà Nội: 2 trường THPT tuyển sinh lớp 10 chương trình đào tạo song bằng tú tài
Mỗi học sinh được đăng ký nguyện vọng dự tuyển vào tối đa 3 trường công lập
Khen thưởng nữ điều dưỡng ép tim cứu du khách nước ngoài
Tuyển sinh vào lớp 10 tại Hà Nội: Thí sinh thi các môn chuyên vào ngày 10/6
Yêu cầu thực hiện nghiêm quy định hóa đơn điện tử với hoạt động kinh doanh, bán lẻ xăng dầu
Liên đoàn Lao động huyện Mỹ Đức trao quyết định thành lập 22 Công đoàn cơ sở
TP.HCM: 90% chó mèo đã được tiêm phòng bệnh dại
Tin khác
Đề xuất lắp camera phạt nguội trên đường Vành đai 3
Tin mới 28/03/2024 19:14
Thủ đô Hà Nội đạt nhiều thành tựu to lớn qua 40 năm đổi mới
Sự kiện 28/03/2024 14:45
Đánh giá an toàn thông tin hệ thống phục vụ giao dịch chứng khoán
Sự kiện 28/03/2024 13:38
Phát huy thành tựu 40 năm đổi mới đưa Thủ đô Hà Nội phát triển nhanh, bền vững
Sự kiện 28/03/2024 11:02
Gấp rút đào tạo nhân lực công nghệ bán dẫn
Bình luận 28/03/2024 09:06
Thành ủy Hà Nội thông qua Quy hoạch Thủ đô thời kỳ 2021-2030
Sự kiện 27/03/2024 19:25
Chiến thắng Điện Biên Phủ - Giá trị lịch sử và tầm vóc thời đại
Sự kiện 27/03/2024 17:41
Hai phương án về hưởng BHXH một lần: Đại biểu cho rằng chưa thỏa đáng
Tin mới 27/03/2024 17:11
Từ ngày 15/5, giá điện được điều chỉnh 3 tháng một lần
Tin mới 27/03/2024 16:34
5 kinh nghiệm trong chỉ đạo, tổ chức Đại hội Đảng các cấp nhiệm kỳ 2020 - 2025
Sự kiện 27/03/2024 14:57