Bài dự thi “Ý tưởng sáng tạo vì Thủ đô anh hùng, Thành phố hòa bình”

Ý tưởng sáng tạo 5S trong văn phòng làm việc tại các cơ quan, đơn vị

(LĐTĐ) Với mong muốn nâng cao hiệu quả năng suất lao động, trình độ của cán bộ công chức, viên chức, Công đoàn Sở Tài chính đưa ra ý tưởng sáng tạo 5S nhằm loại bỏ các lãng phí trong công việc, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.
Đề xuất giải pháp giảm ùn tắc giao thông ở Hà Nội
Bảo vệ môi trường và làm cho xã hội "Xanh - Sạch - Đẹp"
Phát triển kinh tế gắn với xây dựng người Hà Nội thanh lịch, văn minh

1. Xuất phát áp dụng ý tưởng 5S trong văn phòng làm việc tại các cơ quan, đơn vị

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Nó xuất phát từ quan điểm nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn. Đồng thời tạo điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả cao hơn.

Ý tưởng sáng tạo 5S trong văn phòng làm việc tại các cơ quan, đơn vị
Ảnh minh họa

Có nguồn gốc từ Nhật Bản, cho đến nay, nguyên tắc 5S đã được áp dụng thành công ở nhiều công ty trên thế giới và trong nhiều lĩnh vực khác nhau nhằm phát huy hiệu quả công việc. Thậm chí, quy trình 5S này đã được rất nhiều công ty, ngân hàng tại Việt Nam áp dụng vào thực tế công việc hàng ngày của nhân viên.

* 5S là gì?

- 5S là phương pháp quản lý công việc ra đời từ Nhật Bản. Nguyên tắc này được ứng dụng làm cơ sở cho các hệ thống quản lý chất lượng. Theo nghĩa gốc trong tiếng Nhật, 5S có nghĩa là: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).

2. Quy trình triển khai 5S trong văn phòng làm việc tại các cơ quan, đơn vị:

* Áp dụng 5S trong công việc văn phòng như thế nào?

Thứ tự 5S: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng chính là quy trình để áp dụng 5S trong công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng:

(1) Sàng lọc: Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại

Trước tiên chúng ta cần tổng vệ sinh khu vực làm việc của mình, sau đó xác định và phân loại các dụng cụ, đồ dùng theo tần suất sử dụng, mức độ thường xuyên sử dụng, mức độ cần thiết và mức độ liên quan đến công việc của chúng. Bạn có thể liệt kê ra giấy tất cả rồi sau đấy mới phân loại, sàng lọc. Nguyên tắc đơn giản là “Đừng giữ những gì mà chúng ta không cần đến!”.

(2) Sắp xếp: Bố trí lại các khu vực

Sau khi sàng lọc và phân loại, thì đến giai đoạn này, mọi thứ cần được xếp đặt vào đúng chỗ của nó. Dựa trên tần suất sử dụng chúng ta sẽ đưa ra phương án về vị trí sắp xếp hợp lý nhất. Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với vị trí làm việc, những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc.

Một ý tưởng hay để làm mới các khu vực là việc dùng màu sắc để phân biệt chúng với nhau như khu vực ăn uống, khu vực nghỉ ngơi, nơi làm việc, lối đi lại có thể được sơn những màu sắc khác nhau để mọi thứ ở đúng khu vực của nó. Bên cạnh đó, các vật dụng trong lúc khẩn cấp như bình chữa cháy, thiết bị an toàn, lối thoát hiểm… cũng cần được làm nổi bật lên.

(3) Sạch sẽ: Giữ vệ sinh và kiểm tra

Lên kế hoạch cho việc kiểm tra, vệ sinh thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ. Sự sạch sẽ là một điều kiện cơ bản cho chất lượng công việc, vì vậy, một khi khu vực làm việc đã sạch sẽ, nó cần được duy trì.

(4) Săn sóc: Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp

Việc vệ sinh sạch sẽ cần xác định được tiêu chuẩn, làm cho chúng trở nên trực quan, dễ nhận, viết đối với nhân viên. Chẳng hạn như thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí được quy định, hình thành các chỉ số cũng như cách nhận biết khi các tiêu chuẩn bị vượt qua, thiết lập phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn, xác định các vị trí,….

(5) Sẵn sàng: Hình thành thói quen và thực hành

Đây là bước khá khó khăn bởi các nhân viên thường không tuân thủ các quy định. Để làm được chữ S thứ 5 này, chúng ta cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động hàng ngày. Phải tiến hành đào tạo và tự đào tạo các quy trình làm việc cho nhân viên.

* Các bước áp dụng 5S vào cơ quan, đơn vị:

Bước1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng.

Bước 2: Phát động chương trình.

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh.

Bước 4: Bắt đầu bằng "Sàng lọc".

Bước 5: Thực hiện "Sàng lọc", "Sắp xếp" và "Sạch sẽ" hàng ngày.

Bước 6: Đánh giá định kỳ.

3, Kết quả có thể đạt được nếu thực hiện 5S thường xuyên, liên tục

Mục đích chính của 5S là loại bỏ các lãng phí trong công việc, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.

* Lợi ích của 5S:

1. Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.

2. Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến.

3. Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.

4. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

5. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.

6. Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.

7. Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

* Ý nghĩa của việc thực hiện 5S:

1. Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên.

2. Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc.

3. Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở.

4. Nâng cao chất lượng cuộc sống.

5. Nâng cao năng suất lao động.

Công đoàn Sở Tài chính

Có thể bạn quan tâm

Nên xem

Hà Nội: 2 trường THPT tuyển sinh lớp 10 chương trình đào tạo song bằng tú tài

Hà Nội: 2 trường THPT tuyển sinh lớp 10 chương trình đào tạo song bằng tú tài

(LĐTĐ) Theo Kế hoạch tuyển sinh vào lớp 10 Trung học phổ thông (THPT) năm học 2024-2025 đã được Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội phê duyệt, để được trúng tuyển vào lớp 10 chương trình đào tạo song bằng tú tài học chương trình THPT quốc gia Việt Nam và tú tài Anh quốc (chứng chỉ A-level), thí sinh sẽ phải trải qua 2 vòng thi tuyển.
Mỗi học sinh được đăng ký nguyện vọng dự tuyển vào tối đa 3 trường công lập

Mỗi học sinh được đăng ký nguyện vọng dự tuyển vào tối đa 3 trường công lập

(LĐTĐ) Trong kỳ tuyển sinh vào lớp 10 Trung học phổ thông (THPT) công lập không chuyên năm học 2024 - 2025 tại Hà Nội, mỗi học sinh được đăng ký nguyện vọng dự tuyển vào tối đa 3 trường THPT công lập.
Khen thưởng nữ điều dưỡng ép tim cứu du khách nước ngoài

Khen thưởng nữ điều dưỡng ép tim cứu du khách nước ngoài

(LĐTĐ) Chiều 28/3, điều dưỡng Đặng Thị Hạ, 29 tuổi, người ép tim cứu sống du khách nước ngoài bị ngừng tim trong nhà hàng, được lãnh đạo Bệnh viện Bạch Mai khen thưởng.
Tuyển sinh vào lớp 10 tại Hà Nội: Thí sinh thi các môn chuyên vào ngày 10/6

Tuyển sinh vào lớp 10 tại Hà Nội: Thí sinh thi các môn chuyên vào ngày 10/6

Theo Kế hoạch tuyển sinh vào lớp 10 Trung học phổ thông (THPT) năm học 2024 - 2025 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, ngay sau khi kết thúc hai ngày thi vào các trường THPT công lập không chuyên (ngày 8 - 9/6), các thí sinh đăng ký dự tuyển vào lớp 10 chuyên thuộc các trường THPT chuyên và có lớp chuyên sẽ làm bài thi các môn chuyên vào ngày 10/6.
Yêu cầu thực hiện nghiêm quy định hóa đơn điện tử với hoạt động kinh doanh, bán lẻ xăng dầu

Yêu cầu thực hiện nghiêm quy định hóa đơn điện tử với hoạt động kinh doanh, bán lẻ xăng dầu

(LĐTĐ) Bộ trưởng Bộ Công Thương Nguyễn Hồng Diên vừa ký ban hành Công điện hỏa tốc số 2036/CĐ-BCT gửi Tổng cục Quản lý thị trường (QLTT) và Cục QLTT các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về việc thực hiện nghiêm quy định về hóa đơn điện tử đối với hoạt động kinh doanh, bán lẻ xăng dầu.
Liên đoàn Lao động huyện Mỹ Đức trao quyết định thành lập 22 Công đoàn cơ sở

Liên đoàn Lao động huyện Mỹ Đức trao quyết định thành lập 22 Công đoàn cơ sở

(LĐTĐ) Chiều 28/3, Liên đoàn Lao động (LĐLĐ) huyện Mỹ Đức đã tổ chức Hội nghị công bố quyết định giải thể Công đoàn cơ quan Dân Đảng, Công đoàn UBND huyện; trao quyết định thành lập 22 Công đoàn cơ sở (CĐCS).
TP.HCM: 90% chó mèo đã được tiêm phòng bệnh dại

TP.HCM: 90% chó mèo đã được tiêm phòng bệnh dại

(LĐTĐ) TP.HCM là địa phương duy nhất đạt chứng nhận vùng an toàn dịch bệnh động vật đối với bệnh dại ở cấp tỉnh (toàn bộ thành phố, với tỷ lệ tiêm phòng bệnh dại đạt trên 90% tổng đàn chó mèo).

Tin khác

Đề xuất lắp camera phạt nguội trên đường Vành đai 3

Đề xuất lắp camera phạt nguội trên đường Vành đai 3

(LĐTĐ) Chiều 28/3, tại cuộc họp báo của UBND thành phố Hà Nội, Thiếu tướng Nguyễn Thanh Tùng - Phó Giám đốc Công an thành phố Hà Nội, đã thông tin về việc đề xuất, báo cáo Bộ Công an lắp đặt hệ thống camera phạt nguội trên tuyến đường Vành đai 3.
Thủ đô Hà Nội đạt nhiều thành tựu to lớn qua 40 năm đổi mới

Thủ đô Hà Nội đạt nhiều thành tựu to lớn qua 40 năm đổi mới

(LĐTĐ) Phát biểu kết luận tại Hội nghị tổng kết một số vấn đề lý luận và thực tiễn về công cuộc đổi mới theo định hướng xã hội chủ nghĩa trong 40 năm qua trên địa bàn Thủ đô, ngày 28/3, Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Thành ủy Hà Nội Đinh Tiến Dũng khẳng định, qua 40 năm đổi mới, Đảng bộ, chính quyền và nhân dân Thủ đô đã phát huy truyền thống cách mạng kiên cường, đoàn kết, năng động, sáng tạo trong thực hiện đường lối đổi mới, mang lại những thành tựu to lớn, hết sức quan trọng.
Đánh giá an toàn thông tin hệ thống phục vụ giao dịch chứng khoán

Đánh giá an toàn thông tin hệ thống phục vụ giao dịch chứng khoán

(LĐTĐ) Ngày 27/3, Cục An toàn thông tin (Bộ Thông tin và Truyền thông) gửi Công văn số 454/ CATTT-ATHTTT đến các công ty chứng khoán yêu cầu tăng cường bảo đảm an toàn thông tin mạng đối với hệ thống thông tin.
Phát huy thành tựu 40 năm đổi mới đưa Thủ đô Hà Nội phát triển nhanh, bền vững

Phát huy thành tựu 40 năm đổi mới đưa Thủ đô Hà Nội phát triển nhanh, bền vững

(LĐTĐ) Ngày 28/3, Thành ủy Hà Nội tổ chức Hội nghị tổng kết một số vấn đề lý luận và thực tiễn về công cuộc đổi mới theo định hướng xã hội chủ nghĩa trong 40 năm qua trên địa bàn Thủ đô. Hội nghị được tổ chức trực tuyến từ điểm cầu chính tại trụ sở Thành ủy tới 503 điểm cầu với hơn 11.000 đại biểu tham dự.
Gấp rút đào tạo nhân lực công nghệ bán dẫn

Gấp rút đào tạo nhân lực công nghệ bán dẫn

(LĐTĐ) Hiện nay các trường đại học, học viện, cao đẳng được thành lập nhiều, các trường cũng được mở thêm nhiều khoa, ngành học mới để đáp ứng nhu cầu của xã hội, đồng thời cải thiện nguồn thu. Tuy nhiên, những trường chuyên về đào đạo (kỹ sư, lao động chất lượng cao….) thiên về công nghệ, trí tuệ nhân tạo, công nghiệp chất bán dẫn chỉ đếm trên đầu ngón tay. Đây chính là một trong những “điểm nghẽn” cần phải “khai thông” sớm, nếu chúng ta muốn đi tắt, đón đầu trong cuộc đua tăng tốc kinh tế thời 4.0.
Thành ủy Hà Nội thông qua Quy hoạch Thủ đô thời kỳ 2021-2030

Thành ủy Hà Nội thông qua Quy hoạch Thủ đô thời kỳ 2021-2030

(LĐTĐ) Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố Hà Nội thống nhất thông qua Quy hoạch Thủ đô thời kỳ 2021-2030, tầm nhìn đến năm 2050, để các cơ quan khẩn trương triển khai thực hiện các nội dung công việc tiếp theo.
Chiến thắng Điện Biên Phủ - Giá trị lịch sử và tầm vóc thời đại

Chiến thắng Điện Biên Phủ - Giá trị lịch sử và tầm vóc thời đại

(LĐTĐ) Ngày 27/3, tại Hà Nội, Học viện Chính trị phối hợp với Báo Quân đội nhân dân và Viện Lịch sử Đảng (Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh) tổ chức Hội thảo khoa học với chủ đề: “Chiến thắng Điện Biên Phủ - Giá trị lịch sử và tầm vóc thời đại”, hướng tới kỷ niệm 70 năm Chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ (7/5/1954 - 7/5/2024).
Hai phương án về hưởng BHXH một lần: Đại biểu cho rằng chưa thỏa đáng

Hai phương án về hưởng BHXH một lần: Đại biểu cho rằng chưa thỏa đáng

(LĐTĐ) Tiếp tục chương trình Hội nghị đại biểu Quốc hội hoạt động chuyên trách lần thứ 5, chiều 27/3, các đại biểu đã thảo luận về dự án Luật Bảo hiểm xã hội (sửa đổi). Vấn đề hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH) một lần tiếp tục được các đại biểu thảo luận sôi nổi.
Từ ngày 15/5, giá điện được điều chỉnh 3 tháng một lần

Từ ngày 15/5, giá điện được điều chỉnh 3 tháng một lần

(LĐTĐ) Theo quyết định mới vừa được Phó Thủ tướng Lê Minh Khái ký ban hành, từ 15/5, giá điện được xét điều chỉnh 3 tháng một lần khi chi phí đầu vào tăng từ 3% trở lên.
5 kinh nghiệm trong chỉ đạo, tổ chức Đại hội Đảng các cấp nhiệm kỳ 2020 - 2025

5 kinh nghiệm trong chỉ đạo, tổ chức Đại hội Đảng các cấp nhiệm kỳ 2020 - 2025

(LĐTĐ) Tại Hội nghị chuyên đề của Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố Hà Nội khoá XVII, ngày 27/3, Ủy viên Ban Thường vụ Thành ủy, Trưởng ban Tổ chức Thành ủy Hà Nội Vũ Đức Bảo đã nêu rõ 5 kinh nghiệm từ công tác chỉ đạo, triển khai tổ chức Đại hội Đảng bộ các cấp nhiệm kỳ 2020 - 2025.
Xem thêm
Phiên bản di động