Chuyển đổi số không phải là “chiếc đũa thần” nếu chưa tinh gọn bộ máy quản trị

Chuyển đổi số, về bản chất, không phải là câu chuyện về thiết bị hay phần mềm, mà là quá trình thay đổi tư duy quản trị. Khi bộ máy chưa được tinh gọn, quy trình còn chồng chéo, việc áp công nghệ vào chẳng khác nào "mặc áo mới cho hệ thống cũ", thậm chí còn phơi bày thêm các điểm yếu nội tại.

Doanh nghiệp muốn chuyển đổi hiệu quả cần tự soi lại mình trước: Đang mắc kẹt ở khâu nào? Quy trình nào đang cản trở năng suất? Bộ phận nào đang bị động, thiếu liên kết? Khi những câu hỏi này được trả lời rành mạch, công nghệ mới thực sự trở thành “trợ thủ” để thúc đẩy tăng trưởng.

Dẫn ví dụ từ thực tế, ông Trần Văn Lâm, Giám đốc điều hành một công ty sản xuất nội thất tại Hà Nội cho biết, doanh nghiệp ông từng đầu tư gần 2 tỷ đồng cho hệ thống quản trị số với kỳ vọng tự động hóa toàn bộ quy trình. “Chúng tôi nghĩ rằng, khi chuyển đổi số, việc quản trị sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn. Nhưng thực tế, các bộ phận nội bộ làm việc không ăn khớp, nhiều quy trình vẫn rườm rà, cồng kềnh khiến hệ thống bị chồng chéo. Cuối cùng, gần một năm triển khai mà hiệu suất không tăng, chi phí lại đội lên”, ông Lâm chia sẻ.

Các khâu vận hành của Hadico không cần tốn quá nhiều nhân lực, nhưng hiệu quả tăng gấp 3 lần. (Ảnh: Lê Thanh Hà)

Trái với sự vội vã trên, nhiều doanh nghiệp chọn hướng đi thận trọng hơn. Ông Lê Thanh Hà, Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Hadico chia sẻ: “Chúng tôi đã chuyển đổi số từ khá sớm, nên khi các quy định mới được ban hành, gần như không có gì phải điều chỉnh thêm. Mô hình sản xuất hiện tại đã tự động hóa phần lớn, đặc biệt ở công đoạn xưởng với các phần mềm điều khiển máy cắt, máy hàn tự động, giúp giảm đáng kể sức lao động thủ công.

Hệ thống số hóa cũng giúp mọi khâu như xuất hóa đơn, kế toán, khai báo thuế, giao dịch ngân hàng… đều được thực hiện nhanh gọn, trực tuyến. Công việc tăng gấp ba lần nhưng không cần tăng nhân lực. Ngay cả khi tôi đi công tác dài ngày, công ty vẫn vận hành trơn tru nhờ chữ ký số, họp trực tuyến, trao đổi bản vẽ qua email… Điều quan trọng là phải đi từng bước vững chắc từ sớm, không chạy theo phong trào”.

Từ thực tế triển khai, ông Hà nhận định: “Nhiều doanh nghiệp hiện nay vội vàng đầu tư hàng tỷ đồng để số hóa toàn bộ mà quên rằng, nếu bộ máy quản trị cồng kềnh, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận thì hệ thống công nghệ cũng khó phát huy hiệu quả. Chuyển đổi số không phải cứ đổ tiền vào là thành công. Mấu chốt vẫn là ở con người - phải hiểu, phải vận hành được. Vì vậy, doanh nghiệp nên tinh gọn bộ máy quản trị trước, sau đó chuyển đổi từng phần theo thứ tự ưu tiên. Làm đến đâu chắc đến đó, tránh tư duy ‘đốt cháy giai đoạn’, vừa tốn kém vừa dễ thất bại”.

Nhiều doanh nghiệp cũng thực hiện chuyển đổi số từng phần, không chuyển đổi toàn bộ ngay từ đầu mà chia thành từng giai đoạn. Bắt đầu từ khâu kế toán - tài chính, sau đó đến kho vận, rồi mới mở rộng sang chăm sóc khách hàng. Cách tiếp cận này giúp các bộ phận có thời gian thích nghi, kiểm tra được sự phù hợp và điều chỉnh kịp thời.

Trao đổi với phóng viên bên lề hội thảo “Thúc đẩy chuyển đổi số, tự động hóa và ứng dụng AI trong ngành Điện tử Việt Nam” diễn ra chiều 6/8, tại Hà Nội, ông Phạm Minh Thắng, Phó Chủ tịch Hiệp hội Công nghiệp hỗ trợ Việt Nam nhấn mạnh, chuyển đổi số không phải là “ngoài kia có cái gì để chúng ta chuyển đổi”, mà phải quay lại nội tại “chúng ta có vấn đề gì cần giải quyết?” và doanh nghiệp phải nhận diện được vấn đề cần giải quyết. Nếu không thì mọi giải pháp về sau đều vô nghĩa, hoặc không hiệu quả.

Dưới góc nhìn của ông Thắng, chuyển đổi số và tự động hóa chỉ thực sự mang lại hiệu quả khi doanh nghiệp có nền tảng vận hành đồng bộ, tinh gọn. Do đó, thay vì chạy theo công nghệ một cách hình thức, các doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc tối ưu lại quy trình, xây dựng dòng chảy sản xuất liên tục, trước khi triển khai số hóa và tự động hóa một cách bài bản, có chọn lọc.

Và thay vì kỳ vọng một cuộc cách mạng trong ngày một ngày hai, các doanh nghiệp nên lựa chọn lộ trình phù hợp với năng lực hiện tại, từng bước hoàn thiện, kiểm chứng rồi mới mở rộng. Chuyển đổi số không đòi hỏi phải nhanh, mà đòi hỏi phải đúng - đúng lúc, đúng cách, và đúng người.

Chuyển đổi số không phải là “chiếc đũa thần”, có thể tự động hóa mọi quy trình nếu thiếu đi sự chuẩn bị nền tảng về con người và tổ chức. Doanh nghiệp muốn thành công cần bắt đầu từ chính bên trong: Tinh gọn bộ máy, làm rõ quy trình, đào tạo nhân sự trước khi nghĩ đến chuyện đầu tư vào công nghệ. Và đôi khi, sự thận trọng, từng bước vững chắc lại chính là “con đường tắt” để đến đích bền vững.

Bảo Thoa