Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ văn bản đi

	Hà Nội phát triển đô thị bền vững
	Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thông báo số liệu, lập biên bản đôn đốc thu hồi nợ

Vai trò của công tác lưu trữ

Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng, nó góp phần quan trọng việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

Công tác lưu trữ văn bản tốt sẽ giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Giải pháp lưu trữ dữ liệu

Công tác lữu trữ văn bản tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.

Vai trò của công tác lưu trữ ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ sẽ giúp cho chúng ta nâng cao chất lượng quản lý.

Mô hình hoạt động lưu trữ văn bản

Hội Liên hiệp Phụ nữ Hà Nội gồm có 5 ban, văn phòng và 2 đơn vị sự nghiệp. Công tác lưu trữ văn bản của Hội hiện nay đang thực hiện theo hướng dẫn lưu trữ văn bản của thành phố:

Văn bản đến được phân làm 2 loại gồm: Văn bản gửi qua phần mềm hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của thành phố (Văn bản này đã được các cơ quan phát hành scan và chuyển đến Hội). Văn bản giấy được chuyển đến trực tiếp hoặc qua đường bưu điện (Văn bản này được cán bộ phụ trách văn thư lưu trữ cập nhật thủ công vào sổ công văn đến sau đó scan rồi chuyển đến nơi nhận qua phần mềm hệ thống quản lý văn bản tác nghiệp).

Văn bản đi gồm toàn bộ văn bản: Chương trình, kế hoạch, tờ trình, quyết định, báo cáo, công văn… do cơ quan phát hành. Văn bản này được cán bộ phụ trách văn thư lưu trữ cập nhật thủ công (viết) vào sổ công văn đi sau đó scan rồi chuyển đến nơi nhận qua phần mềm hệ thống quản lý văn bản tác nghiệp.

Tất cả các văn bản giấy đều được cán bộ văn thư lưu trữ phân loại theo tên đơn vị, loại văn bản… và lưu lại bản scan trên máy tính, bản gốc dấu đỏ được lưu tại phòng lưu trữ. Thời hạn lưu văn bản thực hiện theo đúng quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, thông thường là khoảng 10-20 năm.

Điều này có nhiều bất cập: Do thời hạn lưu trữ dài, khi cần sử dụng đến các văn bản sẽ mất nhiều thời gian tra cứu. Các văn bản để lâu dễ bị hỏng (nhòe mực, mối mọt …) khó khăn công tác tra cứu sau này. Các văn bản lưu trữ trên các ổ máy tính, trường hợp máy tính gặp sự cố rất dễ bị mất toàn bộ dữ liệu. Việc lưu trữ khối lượng lớn các văn bản đã được scan phụ thuộc vào dung lượng ổ cứng của máy tính.

Giải pháp lưu trữ dữ liệu

Phần mềm tại chỗ: Giải pháp lưu trữ cục bộ, cài đặt tại máy tính và máy chủ của cơ quan. Giải pháp này có ưu điểm: Tổng chi phí triển khai thấp, kiểm soát hoàn toàn dữ liệu, tốc độ truy cập nhanh. Nhược điểm: Chi phí bảo trì lớn, rủi ro về lưu trữ dữ liệu, chủ động back up và sao lưu dữ liệu thường xuyên, thời gian triển khai lâu

Lưu trữ đám mây: Trên máy chủ của nhà cung cấp và được truy cập qua Internet. Giải pháp này có ưu điểm: Tính bảo mật cao; Dữ liệu được lưu trữ nội bộ, dễ dàng kiểm soát; Tích hợp hệ thống sẵn, dễ dàng cài đặt; Cho phép mở rộng tài nguyên hệ thống mà không bị giới hạn thời gian; Đảm bảo tính liên tục trong trường hợp server bị lỗi; Dữ liệu được tự sao lưu, dự phòng nên có thể bảo vệ hoàn toàn dữ liệu. Nhược điểm: Tốc độ truy cập không ổn định, thời gian triển khai kéo dài, chi phí lâu dài cao.

Từ việc phân tích ưu nhược điểm của việc sử dụng phần mềm lưu trữ dữ liệu ở trên, đề xuất giải pháp lưu trữ văn bản nên sử dụng tại Hội Liên hiệp Phụ nư Hà Nội là lưu trữ cục bộ kết hợp lưu trữ đám mây On-Cloud. Việc sử dụng phần mềm lưu trữ On-Cloud sẽ khắc phục được những tồn tại hiện nay Hội Liên hiệp Phụ nữ Hà Nội đang gặp phải trong công tác lưu trữ văn bản.

Phạm Thị Thanh Huyền

(Phó Chánh văn phòng - Hội Liên hiệp Phụ nữ Hà Nội)