Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý danh sách đảng viên được nhận báo biểu

	Đột phá trong ứng dụng công nghệ thông tin
	Ứng dụng công nghệ thông tin chống dịch Covid-19
	Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công đoàn

Trung tâm Phát hành Báo Hànộimới có 13 cán bộ, chuyên viên, nhân viên nhưng có quá nửa số nhân viên được bố trí cho việc kiểm tra chất lượng in; giao, phát báo và phải làm việc hằng đêm. Số còn lại được bố trí cho các công việc hành chính, từ khảo sát, vận động các cơ sở đặt mua báo, tập hợp số lượng phát hành đến kiểm tra chất lượng giao, phát báo. Từ 1-1-2017, thực hiện Quyết định 1487 của Ban Thường vụ Thành ủy về việc tổ chức biếu báo dành cho đảng viên được nhận Huy hiệu 50 năm tuổi Đảng trở lên, Trung tâm Phát hành Báo Hànộimới có thêm một nhiệm vụ vô cùng quan trọng và mới mẻ. Đó là hàng quý tập hợp danh sách đảng viên mới được nhận huy hiệu để tổ chức biếu báo từ đầu quý; đồng thời cắt giảm, ngừng biếu báo đối với những trường hợp đảng viên đã mất. Không chỉ có vậy, hằng ngày, Trung tâm phát hành phải tiếp nhận và giải quyết những ý kiến phản ánh của đảng viên về chất lượng giao, phát báo biếu.

Nhận nhiệm vụ mới, nhiều người trong cơ quan Báo Hànộimới cũng như một số ít người trong Trung tâm Phát hành đã nghĩ rằng: Đây là công việc đơn giản, chỉ cần tiếp nhận danh sách từ các quận, huyện, thị xã chuyển về, tập hợp lại rồi gửi sang Bưu điện Hà Nội (đơn vị thực hiện công tác giao, phát báo) là hoàn thành nhiệm vụ. Thế nhưng, có bắt tay vào thực hiện mới thấy, có hàng trăm thứ việc phải triển khai. Không những vậy, mỗi công việc đều đòi hỏi từng cán bộ, chuyên viên, nhân viên của Trung tâm Phát hành phải hết sức tỉ mỉ, cẩn thận, cần mẫn mới bảo đảm được độ chính xác của thông tin. Điều này chính là yếu tố đầu tiên để các đảng viên nhận được báo và nhận được đều đặn hằng ngày.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác phát hành báo

Từng cán bộ, nhân viên của Trung tâm Phát hành cũng nhận thức rõ, những năm gần đây, sự khủng hoảng về kinh tế báo chí, nhất là đối với báo in đã khiến nhiều tờ báo sụt giảm lượng phát hành một cách nghiêm trọng. Nhiều tờ báo, trong đó có một số tờ báo Thủ đô đã sụt giảm số lượng phát hành lên đến trên 60%, ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng tin bài và đời sống cán bộ, phóng viên. Không những thế, báo in sụt giảm số lượng phát hành chính là điều kiện các thế lực thù địch lợi dụng triệt để hệ thống mạng xã hội, báo điện tử để tiến hành chống phá thành quả cách mạng của Đảng và nhân dân ta.

Vì vậy, riêng đối với Báo Hànộimới, việc giữ vững và phát triển số lượng phát hành đồng thời duy trì đều đặn báo biếu đến tay đảng viên là vô cùng quan trọng trong công tác tư tưởng và định hướng dư luận xã hội. Điều này cũng góp phần quan trọng trong việc hoàn thành nhiệm vụ chính trị mà Thành ủy giao cho Báo Hànộimới.

Quý đầu tiên thực hiện Quyết định 1487/QĐ-BTVTU của Ban Thường vụ Thành ủy trong việc phát hành báo biếu đối với đảng viên được nhận Huy hiệu 50 năm tuổi Đảng trở lên, những khó khăn bắt đầu bộc lộ. Nhân lực của Trung tâm thiếu về số lượng, yếu về kỹ năng, trình độ năng lực, đặc biệt trình độ tin học còn hạn chế khiến công tác tập hợp, thống kê danh sách rối như canh hẹ. Nhiều địa chỉ phát báo không rõ ràng, thiếu số nhà, thiếu tên đường, thiếu số điện thoại... Các danh sách ở các phường được tập hợp về, mỗi nơi một biểu mẫu, mỗi nơi một phông chữ; nơi thì dùng phần mềm word, chỗ thì dùng phần mềm Ecxel. Những yếu tố trên khiến cho công tác tập hợp từ gần 600 phường, xã vào một bản dữ liệu chuẩn vô cùng khó khăn và mất nhiều công sức. Đó là chưa kể phải khắc phục tình trạng sai, thiếu địa chỉ nhận báo của đảng viên do phường, xã, quận, huyện tập hợp không chính xác.

Thống kê cho thấy, trong thời gian đầu triển khai,tỷ lệ sai địa chỉ, thiếu địa chỉ của đảng viên lên đến gần 2.000 địa chỉ, chiếm tỷ lệ trên 5,3% tổng số đảng viên thuộc diện nhận báo biếu trên toàn thành phố. Trước thực trạng này, Trung tâm Phát hành đã phối hợp với từng phường, xã, quận, huyện để rà soát lại địa chỉ của hơn 34 nghìn đảng viên được nhận báo biếu; đồng thời để tránh sai sót, nhầm lẫn trong công tác thống kê, Trung tâm đã mời giáo viên hướng dẫn, đào tạo thêm cho cán bộ, nhân viên về tin học, nhất là đối với những phần mềm thiết thực là Ecxel, phục vụ công tác thống kê, rà soát.

Hoàn thiện bộ danh sách đầu tiên, những tưởng thế là xong, nhưng khó khăn mới lại xuất hiện: Đó là tình trạng một số đảng viên gọi điện phản ánh nhưng các chuyên viên tìm không thấy tên trong danh sách. Hơn 34 nghìn đảng viên, một bản danh sách khổng lồ, nếu tìm thủ công thì không được, tìm bằng các công cụ của Ecxel cũng không xong bởi dữ liệu nhiều quá, phần mềm không nhận hết được thông tin. Lại phải gỡ khó! Lần này Trung tâm Phát hành cử cán bộ đi học tắt của những người giỏi Ecxel nhằm tiếp thu nhanh nhất, đưa vào ứng dụng nhanh nhất để đáp ứng công việc. Thế là khó khăn tiếp theo được gỡ bằng những ngày miệt mài tập trung công việc của cán bộ, chuyên viên nhân viên Trung tâm bằng cách dỡ bỏ toàn bộ phom biểu mẫu của bộ dữ liệu cũ, tạo một bộ biểu mẫu mới, chia nhỏ các trường thông tin, chi tiết hơn, cụ thể hơn. Mất công, mất sức gấp nhiều lần, nhưng kết quả cũng được đền đáp lại là phần mềm đã cho các kết quả tìm kiếm nhanh hơn, chính xác hơn, tốc độ giải quyết công việc nhanh, có hiệu quả cao hơn.

Vậy nhưng vẫn chưa hết khó! Cũng bởi phần mềm Ecxel không cho phép lưu lại những thông tin cũ sau khi thay đổi do đó không tra cứu được lịch sử những lần phản ánh, nội dung phản ánh, ngày giờ phản ánh của đảng viên. Điều này gây khó khăn trực tiếp trong việc rút kinh nghiệm với các đơn vị cùng thực hiện nhiệm vụ nhằm nâng cao chất lượng giao, phát báo. Kết quả phải nâng cấp một bước nữa: Xây dựng phần mềm riêng để quản lý danh sách đảng viên với tiêu chí chính xác, đầy đủ. Đó là chính xác về tên người, địa chỉ, ngày bắt đầu được nhận báo; đầy đủ về lịch sử những lần phản ánh, nội dung phản ánh, những lần thay đổi địa chỉ... Gấp rút xây dựng, sau hai tháng triển khai, bộ phần mềm mới đã được đưa vào vận hành đáp ứng được yêu cầu đề ra. Thế là những vướng mắc đã được tháo gỡ kịp thời, từng bước nâng cao chất lượng giao phát báo. Từ chỗ tỷ lệ giao, phát báo chỉ đạt 85% (tháng đầu tiên) đã được nâng lên đến 98,6% sau 3 tháng triển khai và đến nay tỷ lệ này là 99,6%.

Đặc biệt sau một thời gian thực hiện, Trung tâm Phát hành phối hợp với Bưu điện Hà Nội thiết lập hệ thống thông tin về các phản ánh của đảng viên với sự tham gia của toàn bộ mạng lưới bưu cục phát của 30 quận, huyện, thị ủy và của lãnh đạo Bưu điện Hà Nội. Với hệ thống thông tin này, ngay sau khi phản ánh của đảng viên được đưa vào hệ thống, các bưu cục phát đều nhận được sự tương tác để có thể xử lý kịp thời. Một số vướng mắc của bưu cục cũng được lãnh đạo Bưu điện Hà Nội và Trung tâm Phát hành Báo Hànộimới tham gia hỗ trợ xử lý, khiến công tác giải quyết khiếu nại, phản ánh của đảng viên đạt hiệu quả rất cao. Cũng nhờ sự phối hợp chặt chẽ thông qua hệ thống thông tin này, tỷ lệ phản ánh của đảng viên về chất lượng giao, phát báo đã giảm tới 59%, từ hơn 5.300 phản ánh năm 2018 xuống còn hơn 2.200 phản ánh năm 2019 và đã nhận được nhiều lời khen ngợi, thư khen của đảng viên trong công tác phục vụ, giải quyết nhanh, kịp thời những phản ánh, không còn tình trạng bức xúc, đơn thư phản ánh.

Kết hợp nhiều giải pháp trong phục vụ đảng viên được nhận Huy hiệu 50 năm tuổi Đảng trở lên, đến nay, Trung tâm Phát hành đã có một bộ cơ sở dữ liệu chuẩn, không còn tình trạng nhầm lẫn, sai sót. Từ bộ dữ liệu chuẩn này, Trung tâm Phát hành đã phối hợp với Phòng Công nghệ thông tin đưa dữ liệu lên máy chủ của cơ quan để bảo đảm an toàn dữ liệu.

Để có được kết quả trên,Trung tâm Phát hành nhận thấy rằng: Trong xu hướng công nghệ hóa đang ngày càng được tối ưu, việc vận dung linh hoạt các ứng dụng khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin vào công việc sẽ mang lại hiệu quả rất cao. Chỉ với một việc là lập danh sách đảng viên được nhận Huy hiệu 50 năm tuổi Đảng trở lên, nếu tự mỗi cá nhân không tự nâng cao trình độ để đưa các ứng dụng của khoa học công nghệ vào công việc thì rất khó có thể hoàn thành được nhiệm vụ. Từ việc nhỏ nhân lên việc lớn, mỗi cán bộ công chức, viên chức toàn thành phố cần phải nỗ lực hơn nữa trong phong trào tự học, tự nâng cao trình độ, đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới, đặc biệt trong việc kiến tạo một chính phủ điện tử năng động, hiệu quả, hiệu lực, vì lợi ích của nhân dân.

* Tít do Lao động Thủ đô đặt

Tổ công đoàn Trung tâm phát hành báo báo Hànộimới