Không gian hành chính công gọn gàng, số hóa, thân thiện nhờ robot AI

Trải nghiệm thú vị

“Thật sự tôi thấy rất thú vị và tiện lợi. Bước vào cửa thấy robot phát ra tiếng chào và có hướng dẫn cụ thể, tuy còn một vài thao tác tôi chưa thuần thục nhưng bước đầu robot AI đã tạo nên không khí thân thiện, gần gũi và giảm cảm giác chờ đợi”, anh Nguyễn Văn Chung (phường Cửa Nam) cười nói sau khi hoàn tất việc xin xác nhận giấy tờ chỉ trong chưa đầy 10 phút.

Không riêng gì anh Chung, nhiều người dân đến phường Cửa Nam trong những ngày đầu robot AI đi vào hoạt động đều mang chung một cảm giác tò mò ban đầu, rồi sau đó là ngạc nhiên và hài lòng.

“Nó còn phát nước, kẹo miễn phí và phát nhạc thư giãn khi di chuyển. Vui lắm”, chị Nguyễn Thu Hương chia sẻ.

Chị Hương cho biết thêm, sau khi vận hành mô hình chính quyền 2 cấp, nhờ sự chuẩn bị chu đáo về cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp, đồng bộ, kết hợp ứng dụng công nghệ tiên tiến, quá trình tiếp dân tại đây diễn ra trật tự, thuận tiện và mang lại nhiều bất ngờ thú vị.

Giao diện robot AI hỗ trợ thủ tục hành chính.

Vừa đến phường, robot AI đã giao tiếp, hướng dẫn chị lựa chọn thủ tục hành chính cần làm rồi phát số thứ tự và sau đó điều hướng đến bộ phận giải quyết thủ tục hành chính, đồng thời hiển thị thông tin số thứ tự, thời gian ước tính xử lý ngay trên bảng điện tử.

Robot tại phường Cửa Nam không chỉ đơn thuần là một thiết bị điều hướng, mà còn đóng vai trò của một “lễ tân thông minh”, biết hướng dẫn tận tình, chủ động di chuyển quanh khu vực tiếp dân bằng công nghệ định vị SLAM.

Robot có thiết kế hiện đại với màn hình cảm ứng 21,5 inch, hiển thị đầy đủ thông tin như số thứ tự, cửa phục vụ, thời gian ước tính và các thông báo hướng dẫn. Đồng thời, robot cũng cung cấp mã QR để người dân dễ dàng tra cứu dịch vụ hoặc truy cập hỗ trợ trực tuyến.

Với thiết kế tích hợp các chức năng tư vấn dịch vụ, phát số thứ tự tự động, bảng thông tin điện tử, thu thập phản hồi, phát nước, bánh, nhạc thư giãn và đặc biệt là khả năng giao tiếp bằng trí tuệ nhân tạo, robot giúp người dân, dù là trẻ em hay người lớn tuổi đều dễ dàng tương tác. Trong trường hợp cần tư vấn chuyên sâu, robot có thể kết nối người dân với cán bộ phụ trách, hướng dẫn chi tiết các bước chuẩn bị hồ sơ và quy trình thực hiện.

Robot hướng dẫn lựa chọn thủ tục hành chính cần làm rồi phát số thứ tự, điều hướng đến bộ phận giải quyết thủ tục hành chính.

“Đây không còn là câu chuyện của công nghệ cao nữa mà là cách công nghệ phục vụ cuộc sống thường ngày”, anh Nguyễn Duy Nam một người dân đến làm thủ tục hành chính tại UBND phường khẳng định.

Chiến lược xây dựng phường phát triển công nghệ thông tin

Phường Cửa Nam được hình thành trên cơ sở nhập một số phường thuộc các quận cũ như Hoàn Kiếm và Hai Bà Trưng. Cụ thể, phường Cửa Nam hiện nay bao gồm toàn bộ diện tích tự nhiên và dân số của các phường: Trần Hưng Đạo, Hàng Bài, Phan Chu Trinh; phần lớn diện tích tự nhiên và dân số của phường Cửa Nam và một phần diện tích của các phường: Hàng Bông, Hàng Trống, Tràng Tiền; phường Phạm đình Hổ và phường Nguyễn Du.

Việc đưa robot AI phục vụ người dân, doanh nghiệp trên địa bàn phường Cửa Nam trong lĩnh vực hành chính công nằm trong chiến lược xây dựng phường Cửa Nam trở thành phường phát triển công nghệ thông tin, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội theo hướng dịch vụ chất lượng cao.

Robot giúp người dân, dù là trẻ em hay người lớn tuổi đều dễ dàng tương tác.

Bà Trịnh Ngọc Trâm, Phó Chủ tịch UBND phường Cửa Nam cho biết: “Chúng tôi mong muốn đưa robot AI vào phục vụ không phải để thay thế con người, mà để hỗ trợ con người tốt hơn. Người dân là trung tâm phục vụ. Robot là một trong những công cụ để chúng tôi hiện thực hóa điều đó”.

Theo bà Trâm, robot AI được hỗ trợ triển khai bởi Phennika Neo không phải là một sản phẩm công nghệ đơn thuần, mà là bước đi cụ thể trong lộ trình chuyển đổi số cấp phường, gắn liền với cải cách hành chính và xây dựng chính quyền đô thị hiện đại.

Nhiều đơn vị kinh doanh, các nhà hàng trên địa bàn quận Hoàn Kiếm trước đây, hay là những dịch vụ du lịch khách sạn đã ứng dụng robot vào phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, việc cơ quan hành chính nhà nước đưa robot vào phục vụ người dân làm thủ tục hành chính là rất mới. Từ ngày đi vào vận hành chính thức 10/7, robot AI này đã tiếp nhận hàng trăm lượt tương tác. Người dân đến làm thủ tục hành chính khi bắt gặp robot AI phường Cửa Nam đã rất hứng thú và cảm thấy hài lòng với sự phục vụ tại phường.

Nhờ robot phân luồng, tư vấn ban đầu, cán bộ có thêm thời gian tập trung vào xử lý hồ sơ chuyên sâu.

Bên cạnh đó, robot còn là “cầu nối” phản hồi, thu nhận ý kiến đánh giá về chất lượng phục vụ, ghi nhận số lượt đến làm việc, phản ánh tức thì về lãnh đạo phường từ đó có cơ sở cải tiến dịch vụ tốt hơn.

Theo cán bộ bộ phận Điểm phục vụ hành chính công tại phường nhìn nhận, robot không làm giảm vai trò của cán bộ mà hỗ trợ rất tốt. Nhờ robot phân luồng, tư vấn ban đầu, cán bộ có thêm thời gian tập trung vào xử lý hồ sơ chuyên sâu, tránh bị quá tải.

Một điểm đặc biệt mà phường Cửa Nam nhấn mạnh là yếu tố “giao tiếp hội thoại AI”. Nghĩa là người dân có thể nói chuyện trực tiếp với robot, trình bày nguyện vọng, yêu cầu được hướng dẫn hoặc giải đáp, và robot sẽ xử lý, phân tích nội dung, đưa ra gợi ý phù hợp. Tính năng này giúp giảm rào cản công nghệ cho người lớn tuổi - nhóm đối tượng thường gặp khó khăn khi tiếp cận số hóa.

Trong thời gian tới, robot sẽ tiếp tục được nâng cấp các tính năng mới để tối ưu dịch vụ hơn nữa. Robot vừa thực hiện vai trò của một nhân viên, đồng thời là thư viện tích hợp dịch vụ, giúp người dân tiết kiệm thời gian làm thủ tục và có sự thoải mái, chủ động trong thời gian thực hiện dịch vụ.

Phường Cửa Nam là phường đầu tiên tại thành phố Hà Nội đưa robot AI vào điểm hành chính công. Không chỉ là bước tiến về công nghệ, sự hiện diện của robot AI tại phường Cửa Nam đánh dấu một thay đổi căn bản trong cách chính quyền tiếp cận người dân, chuyển từ “quản lý” sang “phục vụ”, từ thụ động sang chủ động, từ thủ công sang số hóa. Thể hiện hiệu quả của mô hình chuyển đổi chính quyền địa phương 2 cấp, gần dân, sát dân.