3 mẹo hay khi sử dụng Word bạn nên biết
6 ứng dụng Microsoft ưa dùng trên Android | |
Phòng chống mã độc: Hãy xóa toàn bộ link liên kết trong word |
1. Tự động tạo bản sao lưu văn bản
Trong quá trình soạn thảo văn bản, bảng tính… người dùng nên tạo thói quen sao lưu tài liệu thường xuyên. Về cơ bản, Microsoft Word đã được tích hợp sẵn tính năng tự động tạo bản sao lưu tài liệu mỗi khi người dùng lưu văn bản.
Để kích hoạt, bạn hãy mở phần mềm Microsoft Word, bấm vào menu File > Options trong khung bên trái. Trong cửa sổ mới hiện ra, người dùng tìm đến mục Advanced > Save và đánh dấu chọn vào ô Always create backup copy. Nếu tài liệu có kích thước nhỏ, quá trình sao lưu sẽ diễn ra rất nhanh. Ngược lại, khi file tài liệu có dung lượng lớn, thời gian lưu sẽ lâu hơn. Lưu ý, vị trí các tùy chọn trên Windows và macOS có thể sẽ khác nhau đôi chút.
Để khắc phục vấn đề này, Microsoft Word cho phép người dùng lưu tài liệu ở chế độ nền để bạn có thể tiếp tục làm việc trong khi nó vẫn đang được sao lưu. Để bật tính năng này, người dùng chỉ cần đánh dấu vào ô Allow background saves, nhấn OK để lưu lại mọi thứ. Khi quá trình sao lưu đang diễn ra, trên thanh trạng thái của Word sẽ hiển thị ổ đĩa mềm.
Lưu ý, trước khi bản sao lưu được tạo, bạn phải lưu file tài liệu nhiều hơn một lần (nhấn Ctrl + S). Bản sao lưu sẽ nằm trong cùng thư mục với file tài liệu gốc. Bạn hoàn toàn có thể mở và chỉnh sửa nó như những file .doc hay .docx thông thường. File sao lưu sẽ có tiếp đầu ngữ là Back up of và phần đuôi mở rộng được đổi thành .wbk.
Mặc dù tính năng này khá hữu ích, tuy nhiên, bạn chỉ nên sử dụng nó như một giải pháp bổ sung chứ không nên thay thế hoàn toàn cho việc lưu trữ tài liệu trên ổ cứng gắn ngoài hoặc đám mây.
2. Cách gom nhiều file Word thành một
Đầu tiên, bạn hãy mở file word cần chèn thêm văn bản từ một tập tin tài liệu khác. Tiếp theo, bạn đặt con trỏ chuột tại vị trí cần thêm văn bản. Ưu điểm của phương pháp này là người dùng có thể chèn nội dung ở bất kỳ vị trí nào, không nhất thiết phải nằm cuối trang.
Chuyển sang thẻ Insert > Object > Texf from File như hình bên dưới. Lúc này, bạn chỉ cần chọn file tài liệu cần chèn hoặc nhấn phím Shift để chọn cùng lúc nhiều tập tin rồi nhấn Insert. Lưu ý, để tránh bị sắp xếp lộn xộn, người dùng nên chèn từng file một.
Toàn bộ định dạng như kiểu in đậm, in nghiêng, khoảng cách dòng, màu chữ, biểu đồ... đều được bảo toàn, việc này giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian so với cách copy/paste thông thường. Nếu gặp lỗi, nhiều khả năng các file tài liệu được tạo ra từ nhiều phiên bản Office khác nhau. Lúc này, bạn nên mở tập tin tài liệu cũ trên phiên bản word mới hơn, sau đó lưu lại với định dạng mới.
3. Khôi phục dữ liệu trên Word
Nếu không thể mở được các tập tin có định dạng .doc hay .docx (Microsoft Word) và thấy xuất hiện thông báo: “Word experienced an error trying to open the file…”, điều đó có nghĩa là file Word đã bị lỗi. Về cơ bản, các file bị lỗi sẽ không thể sử dụng được nữa, tuy nhiên, nếu áp dụng vài mẹo nhỏ sau đây, bạn hoàn toàn có thể khắc phục được.
Bản thân Word đã được tích hợp sẵn tính năng phục hồi. Đầu tiên, bạn hãy mở Word, sau đó nhấp vào File > Open và tìm đến tập tin bị lỗi. Trong cửa sổ đang mở, bạn hãy chọn Recover Text from Any File (*.*). Nếu đang sử dụng Word trên macOS, bạn nhấn Options và chọn Recover Text tại mục Open. Lưu ý cách này chỉ giúp bạn phục hồi nội dung văn bản, tất cả thành phần khác như ảnh, bảng biểu, định dạng... sẽ bị mất.
Word có tính năng tự động sao lưu, do đó, bạn có thể khôi phục lại dễ dàng các tập tin đã bị hư hỏng. Đối với các phiên bản Office cũ, bạn có thể tham khảo thêm tại http://bit.ly/recover-word. Đối với Word 2013 trở đi, bạn hãy bấm vào menu File > Open và tìm đến thư mục nơi bạn đã lưu file bị mất. Trong phần danh sách Files of types, chọn All Files. File backup thường sẽ có phần Backup of trong tên file. Nhấp vào file backup và chọn Open.
Nếu không tìm thấy file backup theo cách này, bạn có thể tìm kiếm với từ khóa là phần mở rộng của Word Backup là “*.wbk.” Tên của file có thể sẽ hơi lạ vì nó được tạo ra tự động bởi Word. Do vậy, nếu thấy bất kỳ file .wbk nào, hãy mở chúng cho đến khi bạn tìm thấy file cần tìm.
Nếu không tìm thấy các thư mục nào lưu tài liệu, bạn có thể tìm các file tự động lưu (autosave), mặc định được tạo ra sau khoảng 10 phút làm việc với Word. Chúng có thể nằm ở nhiều vị trí, bao gồm:
- C: Documents and Settings
- C: Documents and Settings
Trên Windows 7 và Vista, chúng sẽ nằm ở một trong hai vị trí sau:
- C:Users
- C:Users
Hãy tìm những file có định dạng như bên dưới, trong đó “xxx” những con số bất kỳ:
- Một file tài liệu Word thông thường sẽ có dạng ~wrdxxxx.tmp.
- Một file tài liệu Word tạm thời sẽ có dạng ~wrfxxxx.tmp.
- Một file tự động phục hồi sẽ có dạng ~wraxxxx.tmp hoặc sẽ có phần “AutoRecovery save of . . .” trong tên file với phần mở rộng là “.asd.”
- Một file backup hoàn chỉnh có sẽ phần mở rộng “.wbk.”
Nhìn chung, trên đây là một số mẹo hay khi sử dụng Microsoft Word mà người dùng nên biết.
Theo Minh Hoàng/plo.vn
Nên xem
Người dân Thủ đô đánh giá cao iHanoi nhờ tính tiện dụng và hiệu quả xử lý
Đào tạo về dinh dưỡng khoa học trong thể thao cho các câu lạc bộ bóng đá Việt Nam
Hà Nội: Gần 1.100 tỷ đồng chi trả trợ cấp cho người có công
Hơn 200 cán bộ được tập huấn công tác kiểm soát nhiễm khuẩn
Tập huấn kỹ năng thương lượng, ký kết Thỏa ước lao động tập thể cho cán bộ Công đoàn huyện Phúc Thọ
Thời tiết ngày 17/7: Khu vực Hà Nội có nơi mưa rất to
Thông cáo báo chí Kỳ họp thứ 43 của Ủy ban Kiểm tra Trung ương
Tin khác
Công nghệ 6G xứng đáng để chờ đợi
Công nghệ 04/05/2024 06:44
Việt Nam sắp phóng vệ tinh quan sát trái đất LOTUSat-1
Công nghệ 01/05/2024 06:55
Trí tuệ nhân tạo Earth-2 giúp dự báo thời tiết siêu nhanh, chính xác
Công nghệ 27/04/2024 07:01
Khi nào Việt Nam phóng vệ tinh mới thay thế VINASAT-1
Công nghệ 24/04/2024 18:37
Nâng cao vai trò đổi mới sáng tạo trong phát triển kinh tế - xã hội
Công nghệ 19/04/2024 13:06
Nắm bắt cơ hội phát triển ngành công nghiệp bán dẫn tại Việt Nam
Công nghệ 18/04/2024 06:22
Sắp diễn ra Lễ hưởng ứng Ngày Sáng tạo và Đổi mới sáng tạo thế giới năm 2024
Công nghệ 16/04/2024 14:23
Phát triển AI, đưa Việt Nam thành điểm sáng về công nghệ
Công nghệ 11/04/2024 09:37
Thúc đẩy phát triển khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo
Công nghệ 10/04/2024 20:03
9 biện pháp giúp tổ chức, doanh nghiệp phòng chống tấn công ransomware
Infographic 07/04/2024 10:23