Tiết kiệm chi phí nhờ sáng kiến số trong quản lý doanh nghiệp

Vừa qua, Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội đã chủ động thiết kế và triển khai thử nghiệm một hệ thống ứng dụng hoàn toàn mới: Cổng gửi, nhận văn bản trực tuyến giữa các tổ chức, doanh nghiệp và Sở. Đây là một trong những sáng kiến cụ thể, có tính ứng dụng cao để hiện thực hóa các mục tiêu của Nghị quyết số 68-NQ/TW về hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số và thúc đẩy khu vực kinh tế tư nhân.

Sau hơn một tháng thử nghiệm (từ 5/5 đến 15/620/25), hệ thống đã thu hút 230 doanh nghiệp tham gia, với tổng số 350 tài khoản được cấp quyền sử dụng.

Trong giai đoạn này, Sở Khoa học và Công nghệ đã gửi 16 văn bản với tổng cộng 314 lượt gửi đến doanh nghiệp, đồng thời tiếp nhận 54 văn bản từ phía các doanh nghiệp. Đây là lần đầu tiên, hoạt động giao tiếp hành chính giữa cơ quan nhà nước và doanh nghiệp diễn ra hoàn toàn qua môi trường số, nhanh gọn, chính xác và tiết kiệm.

Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội triển khai thí điểm thành công, giúp chuyển nhận văn bản giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý hoàn toàn trực tuyến.

Ông Nguyễn Anh Việt - Trưởng phòng Công nghệ và Kinh tế số (Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội) cho biết, hệ thống gồm hai phân hệ chính: Dành cho doanh nghiệp (qlvbdn.hanoi.gov.vn) và dành cho cán bộ Sở (quantri-qlvbdn.hanoi.gov.vn), liên thông với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của Thành phố.

Qua đó, doanh nghiệp có thể đăng ký, gửi và nhận văn bản, theo dõi trạng thái xử lý 24/7, không phụ thuộc vào không gian, thời gian làm việc; trong khi cơ quan quản lý có thể kiểm soát dữ liệu, thống kê văn bản và liên thông quy trình một cách xuyên suốt. Tất cả đều được bảo mật qua xác thực chữ ký số.

Những lợi ích ban đầu của hệ thống này rất cụ thể: Chi phí gửi chuyển phát nhanh văn bản đã giảm hơn 3,6 triệu đồng; thời gian xử lý rút ngắn từ hàng chục phút xuống còn vài phút; hoạt động văn phòng giảm đáng kể nhu cầu giấy, mực in, nhân lực… Điều này góp phần tiết kiệm cả về nguồn lực tài chính và môi trường.

Mặc dù có rất nhiều thuận lợi nhưng việc thử nghiệm ban đầu cũng ghi nhận không ít khó khăn. Từ sự đa dạng của chữ ký số doanh nghiệp đến hạn chế về hạ tầng máy chủ, hệ thống mới chỉ tiếp cận được 230 trên tổng số khoảng 4.000 tổ chức, doanh nghiệp thuộc sự quản lý của Sở. Những khó khăn này càng cho thấy nhu cầu cần thiết phải triển khai rộng khắp, mở rộng quy mô, nâng cấp hệ thống để phục vụ đông đảo hơn nữa các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố.

Theo Sở Khoa học và Công nghệ thành phố Hà Nội, việc xây dựng và đưa vào sử dụng hệ thống ứng dụng chuyển nhận văn bản trực tuyến giữa tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng quản lý và Sở Khoa học và Công nghệ nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan nhà nước, hướng tới hoàn thiện chính quyền điện tử, chính quyền số thành phố Hà Nội.

Bên cạnh đó, việc này cũng hướng tới thúc đẩy giao tiếp giữa cơ quan nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp thông qua môi trường số, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức trong giải quyết thủ tục hành chính giữa cơ quan nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp theo chỉ đạo tại đề án “Một số nhiệm vụ đột phá về chuyển đổi số thành phố Hà Nội năm 2025” đã được UBND thành phố Hà Nội phê duyệt cuối tháng 12/2024.

Mới đây, vào cuối tháng 4/2025, cũng với định hướng chuyển đổi số toàn diện các hoạt động của chính quyền Thành phố, nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, doanh nghiệp theo bảo đảm nguyên tắc “Không giấy tờ - Không tiếp xúc - Toàn trình - Liền mạch”, Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Trần Sỹ Thanh đã ký ban hành Chỉ thị 08 về sử dụng hồ sơ điện tử trên địa bàn Thành phố.

Chỉ thị xác định rõ các nguyên tắc chung gồm: Mọi thủ tục, giao dịch giữa cơ quan nhà nước với cá nhân, tổ chức trên địa bàn Hà Nội sẽ phải được thực hiện trên môi trường số; ưu tiên phương thức trực tuyến toàn trình, giảm tối đa hồ sơ giấy và tiếp xúc trực tiếp; không được yêu cầu nộp lại hồ sơ giấy nếu đã có bản điện tử hợp lệ theo quy định pháp luật; thừa nhận giá trị pháp lý và sử dụng hồ sơ điện tử trong toàn bộ quy trình giải quyết thủ tục hành chính, thủ tục hành chính nội bộ, các thủ tục và giao dịch khác; đồng thời, không để phát sinh đồng thời 2 quy trình xử lý (điện tử và giấy) cho cùng một thủ tục hành chính hoặc cùng một hồ sơ.

Bên cạnh các yêu cầu cụ thể về tiếp nhận, xử lý hồ sơ và trả kết quả điện tử, lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội cũng chỉ đạo người đứng đầu các sở, ngành, địa phương và các cơ quan, đơn vị, đoàn thể, tổ chức trên địa bàn Thủ đô có trách nhiệm thừa nhận giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử và sử dụng trong giải quyết thủ tục hành chính, thủ tục hành chính nội bộ cũng như các thủ tục, giao dịch khác.

Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội có trách nhiệm chủ trì nghiên cứu, đề xuất phương án chính thức thừa nhận giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử được ký số bởi cá nhân, tổ chức cung cấp, thúc đẩy hậu kiểm thay cho tiền kiểm, đảm bảo phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.

Các cơ quan, đơn vị, tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp và người dân Thủ đô được đề nghị tích cực tham gia, giám sát quá trình triển khai chỉ thị 08; đồng hành cùng chính quyền thành phố hiện thực hóa mục tiêu xây dựng hệ thống hành chính hiện đại, minh bạch, số hóa toàn diện.