Huyện Hoài Đức: Nhắc hẹn, trả thủ tục hành chính ngoài giờ làm việc cho dân

Nhắc hẹn khi dân “quên”

Nhằm đẩy mạnh, nâng cao hơn nữa công tác cải cách hành chính trên địa bàn huyện, những năm gần đây, huyện Hoài Đức luôn chú trọng triển khai tuyên truyền công tác này với nhiều hình thức, phù hợp với xu thế tiếp cận thông tin hiện đại.

Ngoài các hình thức truyền thống như tổ chức hội nghị, thông tin trên hệ thống truyền thanh của huyện, các xã, thị trấn, niêm yết công khai tại trụ sở Bộ phận “một cửa”… huyện đã triển khai tuyên truyền qua hệ thống Zalo qua tài khoản Chính quyền điện tử huyện Hoài Đức (thu hút gần 20.000 người theo dõi); các trang Chính quyền điện tử các xã, thị trấn; xây dựng video clip tuyên tuyền…

Đáng quan tâm, Ủy ban nhân dân (UBND) huyện đã triển khai cuộc thi tìm kiếm sáng kiến cải cách hành chính trong 3 năm (2021, 2022, 2023). Bà Đồng Thị Nga, Chánh Văn phòng UBND huyện Hoài Đức cho biết, qua cuộc thi đã tìm kiếm được tổng 16 sáng kiến đạt giải và hiện nay UBND huyện đang triển khai áp dụng một số mô hình, sáng kiến có tính ứng dụng cao.

Hướng dẫn người dân làm thủ tục hành chính.

Cụ thể như sáng kiến “Thông báo cho tổ chức, cá nhân về kết quả hết thời hạn sử dụng một số Giấy chứng nhận, Giấy phép đã được cấp”, với nội dung đặt chế độ hẹn ngày hết hạn trên ứng dụng Excel đối với các Giấy chứng nhận, Giấy phép do UBND huyện hoặc các phòng chuyên môn thuộc huyện cấp cho tổ chức, cá nhân đã thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) tại UBND huyện, thông báo tới tổ chức, cá nhân để thực hiện các TTHC tiếp theo.

Ứng dụng từ tháng 1/2023, đến nay đã có 86 lượt tổ chức, cá nhân có giấy chứng nhận/Giấy phép hết thời hạn sử dụng và 1355 trường hợp đăng ký hộ kinh doanh cần thực hiện thủ tục đăng ký thuế tại cơ quan Thuế được công chức nhắc hẹn, giúp công dân kịp thời hoàn thiện hồ sơ, tránh tình trạng phải nộp phạt do hết hạn giấy phép, giấy chứng nhận.

Trả TTHC ngoài giờ cho người dân bận

Sáng kiến “Trả kết quả giải quyết TTHC ngoài giờ theo lịch hẹn trước qua trang zalo Chính quyền điện tử hoặc quét mã QR vào thứ 5 hàng tuần” cũng được người dân đánh giá rất cao. Theo đó, vào thứ 5 hàng tuần, theo lịch đăng ký nhận kết quả giải quyết TTHC lĩnh vực hộ tịch của công dân qua trang zalo Chính quyền điện tử hoặc quét mã QR, UBND xã phân công công chức bộ phận một cửa trực trả kết quả TTHC ngoài giờ cho công dân (do trong giờ hành chính công dân không được nghỉ làm mà khi nhận kết quả giải quyết TTHC lĩnh vực hộ tịch bắt buộc phải đến UBND xã để ký vào sổ gốc).

Người dân chờ làm thủ tục hành chính.

Qua triển khai thực hiện từ tháng 9/2023 đến nay, đã có 97 trường hợp được trả kết quả giải quyết TTHC lĩnh vực hộ tịch ngoài giờ hành chính, giúp công dân kịp thời nhận kết quả giải quyết TTHC để phục vụ công việc cá nhân.

Sáng kiến “Quét mã QR trong tra cứu TTHC, khảo sát hài lòng” đã giúp tổ chức, cá nhân thực hiện nộp hồ sơ TTHC thông qua quét mã QR của từng lĩnh vực, đánh giá giải quyết TTHC thông qua mã QR thay thế việc sử dụng bản giấy cũng mang lại hiệu quả thiết thực.

Cũng theo bà Đồng Thị Nga, mô hình này được thực hiện từ tháng 11/2023 đã đem lại kết quả khả quan, giúp người dân dễ dàng, thuận tiện trong việc nộp hồ sơ giải quyết TTHC, cắt giảm được chi phí ngày công, thời gian đi lại.

Huyện Hoài Đức cũng đã tiếp nhận 21.325 ý kiến đánh giá của người dân, tổ chức qua ứng dụng đánh giá, đảm bảo thông tin khách quan, kịp thời nắm bắt đối với những trường hợp gây phiền hà, nhũng nhiễu của cán bộ, công chức trên địa bàn huyện. Đồng thời giảm được thời gian đánh giá bằng bản giấy của các tổ chức, cá nhân và chi phí vật tư văn phòng…

Bên cạnh các sáng kiến phục vụ giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp, một sáng kiến giúp hỗ trợ tốt cho công tác thi đua khen thưởng là mô hình “Phần mềm quản lý thi đua khen thưởng", do UBND xã Tiền Yên đề xuất.

Qua áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, đã giúp công tác thi đua khen thưởng dễ theo dõi, tiếp cận, công khai, minh bạch. Đồng thời giúp cán bộ, công chức, viên chức tự cập nhật, nắm bắt được thành tích cá nhân, các văn bản thi đua khen thưởng hiện hành để chủ động định hướng cho bản thân, đơn vị hướng thi đua rõ ràng hơn; cắt giảm được chi phí giấy tờ, thời gian tìm kiếm các thành tích đã đạt được để hoàn thiện hồ sơ khen thưởng…

Công chức Bộ phận "một cửa" giải quyết thủ tục hành chính cho người dân.

Khi công chức “nhận thêm việc”…

Là tác giả của sáng kiến “Thông báo cho tổ chức, cá nhân về kết quả hết thời hạn sử dụng một số Giấy chứng nhận, Giấy phép đã được cấp”, chị Hoàng Hiền Hạnh, chuyên viên Văn phòng UBND huyện Hoài Đức chia sẻ: Trong 10 năm công tác tại Bộ phận “Một cửa”, với nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả các lĩnh vực liên quan đến đăng ký kinh doanh và đủ điều kiện kinh doanh thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, tôi thấy đa phần người dân nói chung và người dân trên địa bàn huyện Hoài Đức nói riêng hầu hết chưa tìm hiểu hoặc tìm hiểu chưa đầy đủ các quy định của pháp luật về đăng ký kinh doanh và đủ điều kiện kinh doanh.

Hầu hết người dân có một thói quen mặc định là khi nhận kết quả giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh do Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện cấp là đã đủ điều kiện để kinh doanh các ngành nghề do bản thân đăng ký. Rất ít trong số những người đã đăng ký kinh doanh được cấp Giấy chứng nhận có sự tìm hiểu hoặc có thể tìm hiểu các quy định có liên quan nhưng chưa đầy đủ về những giấy tờ cần thiết sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh để đảm bảo hoạt động kinh doanh đúng quy đinh pháp luật. Đồng thời, hầu hết người dân cũng không để ý quay trở lại UBND huyện để thực hiện thủ tục hành chính khi các giấy phép đó hết thời hạn sử dụng, khiến họ bị xử phạt vì sử dụng giấy tờ đã hết hạn sử dụng.

Từ thực tế này, chị Hạnh đã đề xuất sáng kiến “Thông báo cho tổ chức, cá nhân về kết quả hết thời hạn sử dụng một số Giấy chứng nhận, Giấy phép đã được cấp”, “nhận thêm việc” về phía công chức khi phải theo dõi, nhắc hẹn để tạo thuận lợi hơn cho người dân. “Tôi nghĩ mỗi công chức nên cố gắng mỗi năm có một sáng kiến, và phải thật sự thiết thực, đi vào cuộc sống”, chị Hạnh chia sẻ.

Đến nay, quá trình triển khai thực hiện sáng kiến đã cho thấy hiệu quả rõ rệt. Những người được nhắc hẹn đều rất phấn khởi hài lòng với cách làm và thái độ phục vụ của cán bộ công chức vì giúp họ tránh tình trạng phải nộp phạt do hết hạn giấy phép, giấy chứng nhận. Còn với cơ quan Nhà nước, nhờ áp dụng thực hiện sáng kiến trên giúp thuận tiện theo dõi, quản lý…