Cần ủy quyền cho công chức tư pháp, hộ tịch trực tiếp ký chứng thực

Quá tải diễn ra tại các phường, xã có quy mô dân số lớn

Bộ Tư pháp đang xây dựng Dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định 07/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.

Theo Bộ Tư pháp, việc sắp xếp tổ chức chính quyền địa phương theo mô hình 2 cấp và việc phát triển quy mô đơn vị hành chính cấp xã đã dẫn đến khối lượng công việc chứng thực thực hiện tại UBND cấp xã ngày càng tăng, tình trạng quá tải diễn ra tại các phường, xã có quy mô dân số lớn.

Vì vậy, nhiều địa phương đã có kiến nghị, đề xuất về việc Chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền thực hiện chứng thực để giảm tải công việc cho Chủ tịch UBND cấp xã.

Điểm phục vụ hành chính công phường Giảng Võ giải quyết thủ tục hành chính cho công dân

Từ thực tiễn trên, Bộ Tư pháp đề nghị, ngoài những người thực hiện chứng thực theo quy định hiện hành, mở rộng thêm 5 trường hợp người thực hiện chứng thực, gồm: Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn phòng HĐND và UBND cấp xã; Giám đốc, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã; công chức được Chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền.

Trong đó, công chức được ủy quyền phải có bằng Cử nhân Luật và có từ 2 năm công tác trở lên trong lĩnh vực tư pháp. Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền toàn bộ hoặc một số nhiệm vụ chứng thực.

Ủy quyền, mở rộng người ký chứng thực

Trao đổi với phóng viên, bà Lê Thị Thu Hà, Phó Chủ tịch UBND phường Giảng Võ, thành phố Hà Nội cho hay, trung bình phường Giảng Võ tiếp nhận, giải quyết 200 hồ sơ chứng thực/ngày, trong đó có những trường hợp một người dân yêu cầu làm hàng nghìn bản sao chứng thực, đồng nghĩa với việc lãnh đạo UBND phường phải ký vài nghìn chữ ký chứng thực/ngày.

Dành nhiều thời gian ký chứng thực cũng ảnh hưởng đến thời gian dành cho điều hành, quản lý các công việc khác. Vì vậy, bà Lê Thị Thu Hà cho rằng, cho phép ủy quyền, mở rộng người thực hiện chứng thực là hết sức cần thiết, nhằm vừa giảm tải công việc cho lãnh đạo UBND phường, vừa giải quyết nhanh hơn thủ tục hành chính cho công dân.

Bà Đồng Thị Nga, Phó Chủ tịch UBND xã Hoài Đức, thành phố Hà Nội chia sẻ, thực tế giải quyết thủ tục hành chính cho người dân đang có vướng mắc do hạ tầng công nghệ thông tin không đồng bộ. Hệ thống phần mềm giải quyết thủ tục hành chính đã được cải thiện và nâng cấp nhưng vẫn bị lỗi, ảnh hưởng đến công tác tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính của cán bộ, công chức phường, xã.

Bà Nga đề xuất cần đồng bộ hạ tầng, nâng cấp phần mềm và liên kết với Cổng dịch vụ công quốc gia và cho rằng, việc uỷ quyền, mở rộng người ký chứng thực là việc cần làm sớm.

Từ thực tiễn quản lý, bà Trần Thị Nhiên, Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường Phương Liệt, thành phố Hà Nội cho hay, còn một số khó khăn như quy trình giải quyết thủ tục hành chính trên hệ thống phần mềm qua nhiều bước và rườm rà mất thời gian cho cán bộ xử lý trên hệ thống, chưa đồng bộ hóa dữ liệu tại phần mềm của bộ, ngành với phần mềm Dịch vụ công Quốc gia.

Bên cạnh đó, để số hóa hồ sơ tài liệu, Phó Chủ tịch UBND phường phải ký số cùng một văn bản trên 2 phần mềm (ví dụ Giấy khai sinh phải ký số trên phần mềm Bộ Tư pháp để thực hiện thủ tục liên thông và ký số tại phần mềm Dịch vụ công để trả kết quả bản điện tử cho người dân).

Vì vậy, phường Phương Liệt đề nghị Thành phố chỉ đạo các cơ quan chuyên môn khẩn trương hoàn thiện, đồng bộ và ổn định các hệ thống phần mềm chuyên ngành (đặc biệt là hộ tịch, chứng thực, đăng ký kinh doanh…) và dịch vụ công trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đảm bảo kết nối thông suốt, hạn chế lỗi trong quá trình tiếp nhận và xử lý thủ tục hành chính ở cấp cơ sở.

Điểm phục vụ hành chính công phường Xuân Đỉnh.

Trung bình một ngày, Điểm phục vụ hành chính công phường Xuân Đỉnh tiếp nhận từ 100-120 lượt công dân đến làm thủ tục chứng thực, trong đó có nhiều trường hợp có số bản sao chứng thực rất lớn. Phó Chủ tịch UBND phường Xuân Đỉnh Nguyễn Hưng Quốc cho hay, trước đây, khi tổ chức mô hình chính quyền 3 cấp, Chủ tịch UBND cấp phường có thể uỷ quyền cho công chức tư pháp, hộ tịch trực tiếp ký chứng thực, giúp cho việc chứng thực rất nhanh, không để công dân phải chờ đợi. Khi tổ chức chính quyền 2 cấp, theo ông Quốc, cũng nên cho phép uỷ quyền cho công chức tư pháp, hộ tịch đủ điều kiện trực tiếp ký chứng thực.

Chị Kim Thị Oanh, công chức Điểm phục vụ hành chính công phường Xuân Đỉnh cho rằng, nếu được uỷ quyền thì công chức sẽ chủ động, không phải trình qua lãnh đạo, giảm tải công việc cho lãnh đạo UBND phường. “Nếu công chức tư pháp, hộ tịch đươc uỷ quyền trực tiếp ký chứng thực, nhận hồ sơ kiểm tra thấy đủ điều kiện rồi ký luôn thì sẽ thuận tiện, dễ dàng hơn, công dân nhận được kết quả sớm hơn”, chị Oanh nói.

Việc chỉ lãnh đạo UBND phường có thẩm quyền ký chứng thực đang khiến nhiều phường, xã nằm ở vị trí trung tâm, nội đô, giao thông đi lại thuận tiện, có nhiều người dân đến làm thủ tục hành chính… trở nên quá tải. Nhiều lãnh đạo UBND phường chia sẻ, họ toàn phải tranh thủ ký chứng thực xuyên trưa, ngoài giờ, nhiều lúc đi họp mà vừa nghe, vừa ký, vì lượng hồ sơ nhiều quá…

Thực tế này cho thấy, việc mở rộng đối tượng thực hiện ký chứng thực, cho phép Chủ tịch UBND cấp phường uỷ quyền cho công chức tư pháp, hộ tịch đủ điều kiện trực tiếp ký chứng thực là hết sức cần thiết, tránh quá tải, tạo thuận lợi cho công dân làm thủ tục hành chính.