Quy định mới về hồ sơ, thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp

Theo các quy định mới, hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp được chuẩn hóa rõ ràng hơn, giúp cơ quan chức năng thuận tiện trong tiếp nhận, xử lý, đồng thời hạn chế tình trạng hồ sơ thiếu sót, kéo dài thời gian giải quyết hoặc bị từ chối do không đáp ứng yêu cầu pháp lý.

Ba thành phần bắt buộc trong hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp

Luật Việc làm 2025 quy định hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp gồm ba thành phần cơ bản mà người lao động cần chuẩn bị đầy đủ.

Thứ nhất là đơn đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp theo Mẫu số 10 ban hành kèm theo Nghị định 374/2025/NĐ-CP. Đây là văn bản thể hiện nguyện vọng của người lao động về việc đề nghị hưởng trợ cấp khi đã đáp ứng đủ các điều kiện về thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp và tình trạng chưa có việc làm theo quy định của pháp luật. Việc sử dụng mẫu thống nhất giúp cơ quan tiếp nhận dễ dàng kiểm tra thông tin và hạn chế sai sót trong quá trình giải quyết.

Người lao động làm thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp. (Ảnh: L.H)

Thứ hai là giấy tờ xác nhận việc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc chấm dứt làm việc hợp pháp. Các loại giấy tờ được chấp nhận khá đa dạng, bao gồm hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc đã hết hạn, văn bản xác nhận đã hoàn thành công việc; quyết định thôi việc, quyết định sa thải, quyết định kỷ luật buộc thôi việc; thông báo hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng; hoặc văn bản xác nhận của người sử dụng lao động.

Trong văn bản xác nhận này, doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng lao động phải ghi rõ họ tên người lao động, loại hợp đồng đã ký kết, lý do và thời điểm chấm dứt hợp đồng để làm căn cứ xác định thời điểm phát sinh quyền hưởng trợ cấp thất nghiệp.

Đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ một tháng đến dưới mười hai tháng, giấy tờ xác nhận chấm dứt hợp đồng phải là bản chính hoặc bản sao có chứng thực của hợp đồng lao động đã ký. Đây là điểm mới nhằm đảm bảo tính chính xác trong việc xác định quá trình làm việc ngắn hạn, vốn trước đây dễ phát sinh tranh chấp hoặc thiếu hồ sơ hợp lệ.

Trong những trường hợp đặc biệt, khi đơn vị sử dụng lao động không còn người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp để xác nhận việc chấm dứt hợp đồng, người lao động có thể đề nghị Sở Nội vụ xác nhận theo trình tự, thủ tục được quy định cụ thể tại Nghị định 374/2025. Quy định này được đánh giá là linh hoạt, bảo vệ quyền lợi của người lao động trong các tình huống doanh nghiệp giải thể, ngừng hoạt động hoặc mất khả năng liên hệ.

Thứ ba là sổ bảo hiểm xã hội (BHXH), trong đó thể hiện đầy đủ thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Cơ quan BHXH có trách nhiệm xác nhận quá trình đóng bảo hiểm thất nghiệp và trả sổ cho người lao động đúng thời hạn, làm căn cứ quan trọng để giải quyết chế độ trợ cấp.

Thời hạn và phương thức nộp hồ sơ được mở rộng, linh hoạt hơn

Bên cạnh việc chuẩn hóa thành phần hồ sơ, Luật Việc làm 2025 và Nghị định 374/2025 cũng quy định rõ về thời hạn và phương thức nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp.

Theo đó, trong thời hạn ba tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc chấm dứt làm việc, nếu chưa có việc làm và có nhu cầu hưởng trợ cấp thất nghiệp, người lao động phải nộp một bộ hồ sơ theo quy định.

Người lao động có thể nộp trực tiếp tại tổ chức dịch vụ việc làm công nơi mình có nhu cầu nhận trợ cấp hoặc thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Việc đẩy mạnh hình thức nộp hồ sơ điện tử được kỳ vọng sẽ giảm tải cho các trung tâm dịch vụ việc làm, đồng thời tạo thuận lợi cho người lao động, đặc biệt ở các địa phương xa trung tâm hành chính.

Trong trường hợp người lao động gặp khó khăn do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, thiên tai, dịch bệnh hoặc các sự kiện bất khả kháng khác, hồ sơ có thể được nộp thông qua người được ủy quyền hợp pháp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính. Quy định này nhằm bảo đảm quyền tiếp cận chính sách an sinh xã hội cho mọi đối tượng, kể cả trong hoàn cảnh đặc biệt.

Trách nhiệm rõ ràng của cơ quan tiếp nhận và giải quyết

Nghị định 374/2025 cũng nhấn mạnh trách nhiệm của tổ chức dịch vụ việc làm công trong việc tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ; hướng dẫn người lao động hoàn thiện hồ sơ khi cần thiết; đồng thời hẹn trả kết quả theo đúng thời hạn.

Trường hợp người lao động đủ điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp, cơ quan chức năng sẽ trình cấp có thẩm quyền ban hành quyết định hưởng trợ cấp theo quy định. Nếu không đủ điều kiện, tổ chức tiếp nhận phải trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do để người lao động biết và thực hiện các quyền khiếu nại, bổ sung hồ sơ khi cần thiết.

Với những điểm mới về thành phần hồ sơ, phương thức nộp và trách nhiệm giải quyết, Luật Việc làm 2025 được kỳ vọng sẽ góp phần minh bạch hóa thủ tục hành chính, bảo đảm quyền lợi chính đáng của người lao động khi không may mất việc làm, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý trong lĩnh vực bảo hiểm thất nghiệp.